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為夯實(shí)管理基礎(chǔ)、賦能高質(zhì)量發(fā)展，自2025年6月起，公司全面啟動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。我們以系統(tǒng)建設(shè)為牽引、制度完善為保障，構(gòu)建起“上下聯(lián)動、部門協(xié)同、全員參與”的工作新格局，穩(wěn)步推動檔案管理實(shí)現(xiàn)從“分散”到“集中”、從“紙質(zhì)”到“數(shù)字”、從“經(jīng)驗(yàn)”到“制度”的三大跨越，為公司“十四五”檔案工作圓滿收官奠定了堅實(shí)基礎(chǔ)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型，平臺是根基。2025年7月，公司順利完成紫光檔案管理系統(tǒng)在自主可控環(huán)境下的全面調(diào)試，并高效完成科怡系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)的遷移工作。此舉標(biāo)志著核心檔案管理平臺實(shí)現(xiàn)自主可控替代，并正式投入運(yùn)行，為公司檔案數(shù)字管理開啟了全新篇章。

新系統(tǒng)需要新能力。為確保平臺功能與業(yè)務(wù)需求精準(zhǔn)匹配，檔案信息化團(tuán)隊(duì)與開發(fā)方緊密協(xié)作，開展了多輪深入調(diào)研與測試。同時，我們聚焦系統(tǒng)應(yīng)用，采取“線上+線下”相結(jié)合的方式，組織了6期內(nèi)部交流培訓(xùn)和4期外部遠(yuǎn)程培訓(xùn)。通過“理論講解+實(shí)操演練+現(xiàn)場答疑”的模式，深度解析系統(tǒng)功能、著錄規(guī)則與電子歸檔流程，有效提升了團(tuán)隊(duì)的系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)遷移能力，為系統(tǒng)平穩(wěn)過渡提供了堅實(shí)保障。

以交流促應(yīng)用，內(nèi)部培訓(xùn)賦能系統(tǒng)落地

系統(tǒng)的生命力在于持續(xù)優(yōu)化。檔案信息化團(tuán)隊(duì)積極對接開發(fā)方，累計梳理并推動解決了60余項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)用問題與需求。針對圖紙借閱過程中“版次控制難”這一典型痛點(diǎn)，將開發(fā)部署智能短信提醒服務(wù)，系統(tǒng)可在圖紙升版或借閱到期時，自動通知相關(guān)人員，徹底改變以往依賴人工郵件通知的滯后模式，從源頭上規(guī)避因信息不及時可能導(dǎo)致的質(zhì)量風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)從“人控”到“智控”的升級。

檔案是企業(yè)發(fā)展的原始記錄與核心知識資產(chǎn)。展望未來，科技與數(shù)智化部將在公司黨委和總經(jīng)理部的領(lǐng)導(dǎo)下，堅持“以交流促應(yīng)用，以數(shù)字強(qiáng)管理”的路徑，持續(xù)推動檔案管理工作提質(zhì)增效，讓沉睡的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為驅(qū)動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新動能，為管理決策與規(guī)范化運(yùn)營提供更強(qiáng)支撐。